Dokumentování

V nových systémech řízení zejména podle norem ISO hraje důležitou roli dokumentační systém. Uvedené normy vyžadují dokumentování a zaznamenávání všech důležitých údajů a při tom ještě řízeným způsobem to znamená tak, aby nedošlo k žádné ztrátě údajů a také, aby ze všech údajů byly vyvozeny důsledky vedoucí ke zlepšení celé činnosti podniku nebo organizace. Stejné zásady je třeba dodržovat také u dokumentů, určených pro žádosti k získání dotací z fondů Evropské unie.

Tyto požadavky však s sebou také přinášejí řadu obtíží a velkou administrativní náročnost. Rozbor této situace ukazuje, že řešení je možno hledat v několika směrech:

• grafické zpracování dokumentů, protože vytváření grafiky je úspornější a mnohem rychlejší než vytváření textu a je také čitelnější a snáze pochopitelné pro uživatele
• databázové zpracování dokumentů, tzn. že jednotlivé části dokumentů nejsou ukládány do textových souborů, ale do databázových položek. Praktickým důsledkem pak je a mnohem snadnější a variabilnější sestavování dokumentů pro různé skupiny uživatelů a také lepší možnost analyzování údajů obsažených v dokumentech
• použití jiných nosičů informací a to nosičů elektronických místo papírových a z toho vyplývající šíření dokumentů elektronickou cestou pomocí Intranetu místo dosavadních poslíčků vnitropodnikové pošty

V moderním způsobu řízení podniku je také třeba připustit různé typy dokumentů ukládaných v různých souborech (např. .doc, .xls, .mdb, .xml atd.). Je také potřeba vyrovnat se s tím, že ne všichni pracovníci jsou už zvyklí pracovat s informacemi na obrazovce místo na papíře a to vyžaduje postupný přechod až k nejvyšším formám bezdokladové a bezpapírové dokumentace.

Proto poradenská firma ARIS vypracovala návrhy tří stylů dokumentací, které doporučuje svým klientům:

• styl textový - základní část dokumentu ve tvaru textu, přílohy ve tvaru textu. Grafické procesní diagramy z ARIS Toolsetu převedeny do MS Wordu a příloh. Vše uloženo do elektronických textových dokumentů s možností vytištění.
• styl kombinovaný - základní část dokumentu ve tvaru textu, přílohy grafické a databázové diagramy (modely),
• styl databázový - základní část dokumentu ve tvaru grafického databázového procesního diagramu (modelu), textové části uloženy v atributech modelu nebo v textových souborech, dostupných pomocí odkazů. Vše uloženo do elektronického databázového souboru ARIS Toolsetu. Možnost vytištění dokumentů ve tvaru sestav v MS Wordu nebo v MS Excelu.

Tyto tři styly umožňují přechod od stávající klasické dokumentace k dokumentaci plně elektronické, šířené v podniku pomocí Intranetu a e-mailu a tím redukci nepříjemných administrativních úkonů, doprovázejících normy ISO.

Všechny elektronické dokumenty ve stylu databázovém jsou aktivní, to znamená, že dokument není určen pouze ke čtení, ale na pouhé poklepání myší na vyznačená místa v dokumentu je možné okamžité zpřístupnění souvisejících dokumentů, okamžité spuštění uživatelských programů i práce s nimi a okamžité zpřístupnění záznamů pro analýzu údajů. To vše přispívá k usnadnění práce uživatele, snížení jeho námahy při zvýšené výkonnosti.

Další vlastností dokumentace je způsob šíření a publikace dokumentů, který může být:

• na papíře
• elektronicky
  • síť LAN
  • síť WEB (Intranet, Internet). To je umožněno modulem Web Publisher z rodiny nástrojů ARIS Toolset

Všechny uvedené nové přístupy jsou umožněny použitím softwaru ARIS Toolset a MS Office. Řada dokumentů již byla zzpracována jako vzory a je možno je dodat ve formě elektronické nebo tištěné.

Co Vám přineseme s novým způsobem dokumentování?

Elektronická dokumentace (bez papírů):

• dokument existuje pouze v jediném výtisku (v souboru umístěném na serveru), všichni oprávnění uživatelé si ho prohlížejí elektronickou cestou
• dokumentace je vždy aktuální a okamžitě dostupná
• dokumentace se snadno upravuje - rychlé změnové řízení
• odpadá složitá administrativa a manipulace s dokumenty
• v případě potřeby je přesto možné dokument vytisknout s uvedením data jeho vytištění

Aktivní dokumentace:

• okamžité zpřístupnění souvisejících dokumentů
• okamžité spuštění uživatelských programů a práce s nimi
• okamžité zpřístupnění záznamů pro analýzu údajů

Umístění dokumentace na Intranetu nebo Internetu:

• pochopení návaznosti činností pracovníků organizace, podpora sounáležitosti, pochopení cílů organizace
• jednoduché a názorné provádění školení a výcviku pracovníků
• rychlý přístup ke všem informacím potřebných pro výkon činností
• přístup všech pracovníků k potřebné dokumentaci v bezpapírové formě
• přístup vzdálených účastníků k dokumentaci umístěné v centrále

Spouštění programu na kliknutí myší v dokumentu:

• spuštění potřebného programu při výkonu činnosti dle pracovního postupu
• práce s více daty současně
• možnost rychlého operativního analyzování chodu podniku

Ostatní přínosy:

• grafické znázornění činností v procesu je velice názorné a pochopitelné pro pracovníky
• každý údaj je součástí záznamu do databáze, což je vhodné pro hodnocení a analýzy požadované normami ISO 9000, EFQM, CAF a dalšími
• dle požadovaných informací je možné vytvořit soubor, sestavu, přehled
• automatické sestavování dokumentů z popisů jednotlivých prvků procesních modelů

Kontakt