Elektronická komunikace
Naprostá většina dokumentů a údajů je vytvářena elektronickou cestou na počítači a teprve následně vytištěna a předávána dále. Elektronická komunikace a dokumentace zdaleka není jen otázkou technickou, ale také organizační. Vyžaduje vytvoření celé řady pravidel a organizačních norem a to je také předmětem systému elektronické komunikace a dokumentace firmy ARIS. Jedná se o systém ve kterém jsou propojeny programové nástroje pro zpracování textů s prostředky pro komunikaci ve vnitřním prostředí organizace (Intranet), prostředky pro vnější komunikaci (Internet) a prostředky ukládání dokumentů do složek a pořadačů.
Systém elektronické komunikace nabízíme proto, že v současné době dochází k největšímu rozvoji v oblasti komunikací prostřednictvím Internetu a Intranetu. I v tomto případě se však uvnitř podniku musí všechny elektronické dokumenty a zprávy pohybovat a předávat řízeným způsobem s ohledem na požadované utajení a kompetence zodpovědných pracovníků a k tomu máme připraven soubor předpisů, pravidel a nastavení komunikačního softwaru. Tyto vnitřní předpisy pak určují pravidla chování jednotlivých uživatelů a zajišťují také potřebnou bezpečnost dat se zřetelem na selhání technických prostředků a narušení nepovolanými osobami. Popisují celý systém a pravidla chování všech uživatelů, jejich zodpovědnosti a postupy oběhu a vyřizování dokumentů. Musí být přesné a závazné.
Soudobá elektronická pošta e-mail je určena primárně pro předávání jakýchkoliv nestrukturovaných zpráv pro individuální osobní použití formou poštovních schránek. Pro podnikové použití je však třeba použít pravidel EDI, která preferují podnikové schránky (elektronické podatelny) a z nich se potom jednotlivé externí dokumenty směrují příslušným pracovníkům. A naopak dokumenty vytvořené pracovníky podniku nejsou adresátům odesílány přímo, ale opět prostřednictvím elektronické podatelny, která je zkontroluje a která také vede centrální evidenci veškeré korespondence v listinném i elektronickém tvaru.
Celé řešení je založeno na produktech MS Office, které jsou již instalovány a dostupné ve většině našich organizací.
Základem navrženého systémového řešení je integrovaná řada programových produktů firmy Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Acces), Project, Windows, Windows NT, Windows XP a Windows Vista.
Co Vám přineseme s řízenou elektronickou komunikací?
Úplným vybudováním systému elektronické komunikace a dokumentace je dosaženo:
- vytvoření jednotného prostředí pro práci uživatelů a jejich komunikaci
- zajištění efektivního sdíleného zpracování vybraných dokumentů a sdíleného přístupu k důležitým dokumentům, interním a externím informacím
- podpora týmové práce s plánováním a kontrolou plnění úkolů
- plánování a řízení vybraných procesů s oběhem dokumentů
- posílení formální i neformální komunikace mezi pracovníky uvnitř organizace prostřednictvím elektronické pošty
- zkvalitnění a zrychlení komunikace s okolním světem (elektronická pošta, podpora faxových služeb, internetové WWW stránky)
- zlepšení forem archivace a ukládání dokumentů
- zajištění administrace a správy systému
- údržba systému
- spisová, skartační a archivní činnost