Organizační a integrační systém
Zavedením procesního řízení nelze zcela vyloučit řízení funkční a tak vzniká potřeba existence obou soustav v jedné organizaci vedle sebe a jejich integrování. Proto byl námi vyvinut nový organizační systém qARIS®, který jako jeden z méla obsahuje jak obvyklé funkční (vertikální) tak i nové procesní (horizontální) organizování, které v poslední době ve světě přispívá k odhalování rezerv a zvyšování produktivity práce. Je základním a nejvyšším článkem Vnitřní integrace úřadu, organizuje a řídí veškerou činnost v úřadě včetně software. Tyto soustavy lze dále doplnit řízením strategickým, pomocí cílů, metodou Balanced Scorecard.
Byl vytvořen speciálně pro systémy jakosti (ISO 9000, CAF), ale je použitelný ve všech typech organizací (výrobní podniky, státní a veřejná správa, školy a pod.) a je základem pro většinu ostatních produktů. Je zpracováván na počítači a vyznačuje se logickou přesností všech organizačních vztahů.
Systém je vytvářen klasickou poradenskou činností ve spolupráci se zákazníkem upravováním dodaného vzorového modelu na míru zákazníka. Vzniká při tom nová programová vrstva nejvyší úrovně, jako zastřešující složka řídící celou vnitřní integraci úřadu nebo podniku. Z ní jsou pomocí formulářů souštěny stávající i nové agendové aplikace, později je možno přidávat a integrovat další systémy a softwarové aplikace od různých dodavatelů. Pro pracovníky tak vytváří jednotné pracovní prostředí. Přesnější představu o vytváření tohoto systému můžete získat po zhlédnutí našich internetových seminářů, které si můžete objednat v našem e-shopu.
Je sestavován ve dvou verzích:
- pro podniky
- pro úřady veřejné správy (obecní, městské a krajské)
Organizační systém qARIS® vytváří funkční a procesní model, to je soubor pravidel, organizačních vztahů, vnitřních předpisů a popisů práce s těmito vlastnostmi:
- na začátku zavádění organizačního systému je vždy prováděna analýza současného stavu vitřního chodu organizace (úřadu, podniku) a podle jejich výsledků je navrhováno další řešení
- obsahuje kombinaci funkčního i procesního řízení, případně i řízení strategického
- jeho součástí jsou i popisy pracovních náplní všech pracovníků organizace
- systematicky zařazuje činnosti, oblasti působnosti a procesy do skupin s obdobnými vlastnostmi a tím umožňuje jejich integrování, slučování a propojování
- je zpracováván ve dvou úrovních popisnosti:
- úroveň oblastí působnosti, procesů a organizačních jednotek
- úroveň činností, funkčních míst a pracovníků
- zahrnuje všechny pracovníky organizace
- lze jej aplikovat v jakémkoliv oboru činnosti
- představuje páteř integrovaného systému řízení qARIS®
- je východiskem pro elektronizaci procesů a řízení procesů
- je možno jej publikovat na Intranetu nebo Internetu
- odpovídá potřebám řízení jakosti, životního prostředí, bezpečnosti a veřejné správy
- je zpracován na počítači v MS Office nebo ARIS Toolset
- je snadno udržovatelný a logicky přesný, změny během provozu se okamžitě promítají do všech vnitřních předpisů, popisů práce a pracovních náplní pracovníků
- všechny organizační vztahy, pravomoci a zodpovědnosti jsou uloženy v databázi a prezentovány v grafické nebo tabulkové formě (v tzv. maticích zodpovědnosti)
- v textech vnitřních předpisů jsou pouze popsány činnosti, ale zpracování zodpovědností a pravomocí je již prováděno pomocí počítače v grafech, tabulkách a sestavách
- organizační části vnitřních předpisů jsou vytvářeny počítačem ve formě sestav a grafů
Organizační systém qARIS svým principem působí na snížení počtu úrovní funkčního řízení a zavedení řízení procesního. Organizační systém má dvě význačné vlastnosti:
- má v sobě zahrnuty prvky pro neustálé zlepšování
- umožňuje vstup záměrů a cílů strategického řízení do běžného provozu
Organizační systém qARIS® je tedy živý a vyvíjející se organizmus.
Současná existence obou soustav (funkční a procesní) však přináší také problémy, které je nutno řešit:
- kolize v řízení a zodpovědnosti mezi vedoucími organizačních jednotek a správci (vlastníky) procesů
- problémy v podřízenosti pracovníků k vedoucím organizačních jednotek a ke správcům (vlastníkům) procesů
Pokud tyto problémy nejsou zvládnuty, může procesní řízení místo očekávaného zlepšení přinést naopak zhoršení výkonu organizace. Řešení není možné bez využití výpočetní techniky a proto je organizační systém qARIS zpracováván na počítači. Změny zodpovědností, pravomocí a organizačních vztahů ve vnitřních předpisech jsou při reorganizaci prováděny velmi rychle a přesně.
Co Vám přineseme s organizačním a integračním systémem qARIS®?
- snížení počtu úrovní funkčního řízení
- zavedení procesního řízení
- zavedení strategického řízení
- v přehledech jsou dostupné
- pracovní náplň každého pracovníka
- požadavky na přístupová práva jednotlivých uživatelů
- návaznosti (vstupy a výstupy) procesů a činností uvnitř organizace i navenek (integrační body)
- možnost informování pracovníků a šíření vniřních předpisů organizace prostřednicvím Intranetu - bez papíru