ŘÍZENÍ A ORGANIZOVÁNÍ

Je stěžejním produktem naší firmy v oblasti řízení podniků a organizací. Je to systém zahrnující všechny prvky, které mohou přispět ke zlepšení výkonnosti organizace a které je možno propojit funkčně, procesně i datově.

Procesní směr v organizování podniků a organizací vychází ze skutečnosti, že každý produkt (výrobek nebo služba) vzniká určitým sledem činností tedy procesem. Tomu je přizpůsoben i nový způsob zobrazování organizačních vztahů pomocí procesního (postupového) diagramu zahrnujícího všechny potřebné činnosti, vazby mezi nimi, jejich souslednost a zodpovědné pracovníky.

Pro znázornění podnikových procesů a jejich složitých vazeb je nezbytné využít grafické metody a jejich zpracování na počítači. Jako podklad pro analýzy procesů a produktů je však nestačí pouhý obrázek, ale je třeba použít t.zv. databázovou grafiku, kdy všechny grafické objekty jsou uloženy v databázi a jsou základem pro následné zpracování analýz.

Vzorové modely jsou součástí integrovaného systému řízení, slouží jako pomůcka pro rychlejší zavedení nebo transformaci systémů řízení. Tyto modely představují úplné vzorové procesní a funkční řízení organizace. Jsou také vhodným výchozím podkladem pro elektronizaci procesů. Jsou námi používány při implementaci našich poradensých produktů, ale je možno je dodat i samostatně.

Je specializovyným komplexním modelem vnitřně integorovaného úřadu ORP.

Pro komplexní zvládnutí problematiky organizování a integrování byl námi vyvinut nový organizační systém qARIS®, který jako jeden z mála obsahuje jak obvyklé funkční (vertikální) tak i nové procesní (horizontální) organizování, které v poslední době  přispívá k odhalování rezerv a zvyšování produktivity práce. Je základním a nejvyšším článkem Vnitřní integrace úřadu, organizuje a řídí veškerou činnost v úřadě včetně software. Tyto soustavy lze dále doplnit řízením strategickým, pomocí cílů, metodou Balanced Scorecard.

Restrukturalizace řízení a procesů a s ním spojené zavádění procesního řízení je progresivní službou, kdy se nejdříve v rámci analýzy současného stavu v podniku snažíme zachytit a koncentrovat znalosti o procesech. Významnou pomůckou jsou přitom údaje, získané pomocí elektronizace procesů. Přitom zjišťujeme slabá místa a odkrýváme potenciál k jejich zlepšení.

Dosud se měření výkonnosti organizací soustřeďuje hlavně na finanční ukazatele, které se ale zabývají především minulostí a neposkytují dostatečný podklad pro vývoj situace v budoucím období. Proto se dostávají do středu pozornosti manažerů metody zaměřené i na nefinanční ukazatele a jednou z nich je metoda Balanced Scorecard. Je to systém provázaných cílů, ukazatelů, cílových hodnot a iniciativ, které společně popisují strategii organizace a způsob, jakým má být této strategie dosaženo.

Projektové řízení je založeno na metodách operační analýzy a síťového plánování. Tyto metody jsou především určeny k řízení realizace složitých a rozsáhlých akcí ve výstavbě a rekonstrukcí zařízení, kde zkracují dobu výstavby a tím umožňují snížení nákladů.   Typickými pro jejich aplikaci jsou akce související s využitím fondů Evropské unie. Zde však je zatím věnováno nejvíce pozornosti přípravě žádostí o dotace, ale málo je věnováno organizování a řízení práce při realizaci projektů, kde jsou možnosti úspor největší.

V nových systémech řízení zejména podle norem ISO hraje důležitou roli dokumentační systém. Uvedené normy vyžadují dokumentování a zaznamenávání všech důležitých údajů a při tom ještě řízeným způsobem to znamená tak, aby nedošlo k žádné ztrátě údajů a také, aby ze všech údajů byly vyvozeny důsledky vedoucí ke zlepšení celé činnosti podniku nebo organizace.

V současné době jsou zaváděny Datové schránky dané zákonem 300/2009 Sb., což představuje datovou komunikaci mezi orgány veřejné moci a organizacemi, tedy komunikaci vnější. A zde se naskýtá jedinečná možnost rozšířit tuto elektronickou komunikaci i na procesy vnitřní. Jinými slovy rozšířit tuto povinně danou elektronizaci a využít ji i ke zdokonalení řízení vnitřních procesů probíhajících v organizaci.

Naprostá většina dokumentů a údajů je vytvářena elektronickou cestou na počítači a teprve následně vytištěna a předávána dále. Elektronická komunikace a dokumentace zdaleka není jen otázkou technickou, ale také organizační. Vyžaduje vytvoření celé řady pravidel a organizačních norem a to je také předmětem systému elektronické komunikace a dokumentace firmy ARIS.

Systém řízení procesů se zabývá sledováním a ovládáním procesů, které jsou předem popsány a nadefinovány v systému procesní řízení. Přebírá úlohu předávání objektů (dokumentů, součástí, výrobků) ke zpracování z jednoho pracoviště na druhé nebo-li elektronicky je posílá z počítačového systému jednoho pracoviště do systému pracoviště dalšího. K tomu je nutný podrobný popis průběhu celého procesu a velmi vhodný je k tomu procesní model ARIS. Systém Workflow rozlišuje stav zpracování, dobu provádění a zpracovatele všech konkrétních procesů a operací. Hlásí údaje pro vyhodnocení nákladů a času a poskytuje okamžitě informace o procesu pro jeho sledování v reálném čase.

Datové schránky jsou zavedeny zákonem 300/2008 Sb. pro všechny významné právnické subjekty. Dokument doručený do datové schránky je třeba dále zpracovat a to je možné dvěma způsoby: buď jej vytisknout a zpracovat méně efektivně podle stávajících zvyklostí, nebo jej uložit na disk počítače a dále zpracovávat v elektronické podobě. Podobně dokument, který má být odeslán pomocí datové schránky musí být nejdříve zpracován v elektronickém tvaru na počítači, potom uložen do datové schránky odeslán. K tomu všemu je vhodné mít předem vypracované postupy ve formě procesů a formulářů a nejefektivnější je zpracování všech dokumentů v elektronickém tvaru.

Informační systém je jedním z nejdůležitějších článků integrovaného systému, je také zdrojem dat pro analýzu podnikání. Zpravidla je zajišťován dodavatelsky a musí být zajišťován od více dodavatelů, protože žádný z nich nedokáže obsáhnout všechny podnikové činnosti. Je proto účelné celý informační systém rozdělit jednak na centrální část, která zpracovává v reálném čase základní podnikové činnosti (prodej, skladování, ekonomika, práce a mzdy) a části specializované, které jsou připojeny off-line.